根据 WfMC 的定义，工作流（Work Flow）就是自动运作的业务过程部分或整体，表现为参与者对文件、信息或任务按照预定流程采取行动，并令其在参与者之间传递。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条流水线，其中流过的“零件”就是工作流任务，“零件”流过的每一道处理工序就是工作流办理步骤。

一般来说，对于工作流，主要指的是比较规则、复杂的办公流程，如OA中的公文流转和MIS业务处理的流程。至于那些非常简单的、随意性强的工作流，则可借助已有的系统来解决，如电子邮件、文档管理等等。

工作流系统是指通过软件以图形化方式定义、创建工作流模板并管理其执行。运行在一个或多个工作流引擎上，由引擎解释工作流各步骤的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其它的IT工具或应用，以协调完成具先后顺序的工作。实际运作的工作流系统，是一个“人-电脑”结合的系统。它的基本功能体现在几个方面：

l        定义工作流模板，包括具体的活动、规则等。

l        遵循定义创建和运行实际的工作流。

l        监控、管理运行中的业务（工作流），例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。